Accord de traitement des données
Version 2026-10-projet — projet à valider par un juriste. Accepté par la direction de chaque structure dans « Données et RGPD ».
1. Objet et rôles
- La structure cliente (agence, syndic, propriétaire, organisme…) est responsable du traitement des données qu'elle enregistre dans Estatrack. L'éditeur d'Estatrack agit comme sous-traitant, uniquement sur instruction documentée de la structure, pour fournir le service.
- Les instructions de la structure sont : héberger, afficher, calculer, produire les documents, envoyer les messages qu'elle déclenche, et appliquer les durées de conservation configurées.
2. Données et personnes concernées
- Personnes : clients propriétaires, acquéreurs, locataires, occupants, copropriétaires, prestataires, prospects et utilisateurs de la structure.
- Données : identité, coordonnées, critères de recherche, données relatives aux biens, aux transactions, aux baux et aux paiements, contrôles anti-blanchiment, et pour les organismes publics, données d'attribution de logement (accès restreint).
3. Obligations du sous-traitant
- Traiter les données uniquement pour fournir le service, jamais pour ses propres fins (ni revente, ni publicité, ni entraînement de modèles d'IA).
- Garantir la confidentialité : accès limité aux personnes habilitées, tenues au secret.
- Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites en annexe et les maintenir à jour.
- Aider la structure à répondre aux demandes des personnes (accès, portabilité, effacement, limitation, opposition) : outils d'export et d'effacement intégrés.
- Notifier toute violation de données à la structure sans délai injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, pour lui permettre de notifier l'Autorité de protection des données dans les 72 heures.
- À la fin du contrat : restituer les données (export complet disponible à tout moment) puis les supprimer, sauf obligation légale de conservation.
- Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre des audits.
4. Sous-traitants ultérieurs
- La structure autorise le recours aux sous-traitants listés en annexe. Les services marqués « facultatif » ne traitent aucune donnée tant que la structure ne les a pas activés.
- Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l'avance ; la structure peut s'y opposer et résilier sans frais.
- Chaque sous-traitant ultérieur est soumis aux mêmes obligations, et tout transfert hors de l'Union européenne est encadré par des garanties appropriées (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types).
5. Mesures de sécurité (annexe)
- Cloisonnement de chaque structure au niveau de la base de données (règles d'accès appliquées à chaque ligne), vérifié par plus de 380 tests automatisés à chaque version.
- Droits par rôle (direction, agent, secrétariat, marketing, comptabilité) ; données sociales et anti-blanchiment réservées.
- Double authentification imposée par défaut ; connexion sans mot de passe à réutiliser.
- Chiffrement des échanges (HTTPS, HSTS) et des données au repos chez l'hébergeur ; fichiers privés accessibles par liens temporaires d'une heure.
- Journal des modifications ; documents signés figés et scellés (empreinte SHA-256).
- Purge automatique selon les durées de conservation ; sauvegardes quotidiennes chez l'hébergeur.
- Audit de sécurité indépendant avant commercialisation, puis annuel.
Annexe : sous-traitants ultérieurs
| Prestataire | Rôle | Localisation | Données |
|---|---|---|---|
| Supabase | Base de données, authentification, stockage des fichiers | Union européenne (région Francfort, eu-central-1) | Toutes les données de la structure |
| Netlify | Hébergement de l'application | Fonctions serveur aux États-Unis (Ohio) ; réseau de diffusion mondial pour les pages. Transfert encadré par le Data Privacy Framework UE–États-Unis et les clauses contractuelles types. Les données restent stockées à Francfort | Données transitant par les pages et fonctions |
| Stripe | Paiement des licences | Stripe Payments Europe (Irlande) | Identité de facturation de la structure, moyen de paiement |
| Brevo (Sendinblue SAS) facultatif | E-mails transactionnels : copie du mandat signé, accusés de réception des demandes, alerte de nouvelle demande | France (Union européenne) | Adresse e-mail et nom du destinataire, contenu du message |
| Anthropic facultatif | Assistant IA et rédaction d'annonces | États-Unis (transfert encadré à vérifier : clauses contractuelles types) | Extraits nécessaires à la demande (fiches, contacts, agenda) |
| Meta (WhatsApp Business Platform) facultatif | Assistant sur WhatsApp | Irlande et États-Unis | Messages échangés avec le bot, numéro de l'utilisateur |
| Service de transcription (à choisir, UE) facultatif | Vocaux WhatsApp | Union européenne de préférence | Enregistrement vocal, le temps de la transcription |
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